업무 글쓰기 — 매번 새로 고민하지 않는 문체 만들기

한 달 동안 쓴 메일과 문서를 훑어보면 장면이 그리 많지 않습니다. 요청하기, 거절하기, 지연을 알리기, 결과를 보고하기, 결정을 요청하기 정도로 대부분이 덮입니다.

자주 쓰는 순서대로 다섯 개만 적어 두세요. 이 다섯 개가 연습 목록입니다. 목록이 길어지면 아무것도 몸에 안 남습니다.

가장 좋은 재료는 받아 보고 "이건 잘 썼다" 싶었던 메일입니다. 사내에서 글이 깔끔한 사람의 공지, 외부 파트너의 잘 정리된 회신 같은 것들입니다. 자기가 예전에 쓴 것을 재료로 쓰면 지금의 습관이 그대로 굳습니다.

민감한 내용은 이름과 숫자를 바꿔서 넣으세요. 배우려는 것은 내용이 아니라 문장이 놓인 순서입니다.

업무 글에서 읽는 사람이 실제로 보는 것은 첫 문장과 마지막 문장입니다. 첫 문장은 이 글이 무엇에 관한 것인지, 마지막 문장은 상대가 무엇을 해야 하는지를 말해야 합니다.

잘 쓴 메일을 가져왔다면 이 두 문장부터 연습하세요. 가운데 설명은 상황마다 달라지지만 이 둘은 거의 같은 모양으로 돌아옵니다.

길어지는 이유는 대개 뺄 말을 못 찾아서가 아니라 무엇을 말할지 정하지 않은 채로 쓰기 시작해서입니다. 정하지 않으면 다 씁니다.

연습할 때 문장의 뜻을 한 줄로 먼저 적어 보면 이게 드러납니다. 한 줄로 안 적히는 문장은 두 가지 일을 하고 있는 것이고, 대개 나눠야 합니다.

빈칸 뚫린 템플릿은 상황이 조금만 달라져도 못 씁니다. 남겨야 할 것은 문장 몇 개와 그 문장들이 놓이는 순서입니다. 그건 상황이 달라져도 옮겨 갑니다.

한 장면당 문장 대여섯 개면 충분합니다. 그 대여섯 개가 뜻만 보고 나올 때까지 며칠에 걸쳐 몇 번 다시 쓰면, 그 장면은 다시 오래 걸리지 않습니다.